Die Erfassung der vom Dienstleister geplanten Mitarbeiter erfolgt nach Einsatzgebiet oder Aufgabengebiet, zum Beispiel in den Kategorien Reinigungskraft, Vorarbeiter und Objektleiter. Diese Unterscheidung ist vorzunehmen, da unterschiedliche Einsatz- und Aufgabengebiete unterschiedliche Zeitaufwände bedeuten.
Die geplanten Arbeitszeiten der jeweiligen Mitarbeitergruppen werden in Arbeitsstunden pro Tag, Woche und Jahr aufgeführt. Hierbei werden zu erwartende Ausfallzeiten berücksichtigt. Hierzu gehören zum Beispiel Urlaubs- oder Krankheitszeiten. Die Erfassung und das Zugrundelegen der Ausfallzeiten sind für die Kalkulation entscheidend, da hierdurch der wirklich notwendige FTE-Bedarf für eingearbeitete Ersatzkräfte sichtbar wird.
Aufwandstage-Personalkalkulation
Angaben zur benötigten Zeitmengenleistung (kalkulierte Produktivstunden) werden aus der Kalkulation des Dienstleisters übernommen. Die Kalkulation des Dienstleisters ist Teil der Vertragsausschreibung und der Vereinbarung von SLCs.
Die Erfassung der Zeitmengenleistung erfolgt ebenfalls nach Einsatzgebiet oder Aufgabengebiet. Auf diese Weise können die kalkulierten Produktivstunden je Gebiet aufgezeigt werden und es wird erkennbar, wie viele FTEs für die Erreichung der Produktivstunden je Gebiet notwendig sind.
Die so gewonnene Übersicht über die benötigten FTEs lässt eine kalkulierbare Aussage in Bezug auf den tatsächlich benötigten Personalstamm des Dienstleisters zu. Eine solche Aussage kann für jedes einzelne Einsatz- und Aufgabengebiet getroffen werden.
Rekrutierung und Auslasung
Die kalkulierten Produktivstunden und die zugehörigen FTEs werden dem tatsächlichen Personalstamm des Dienstleisters gegenübergestellt. Auf diese Weise wird festgestellt, ob die kalkulierten Stunden durch das vorhandene Personal abgedeckt werden können. Per Ampelfunktion wird ein zu gering geplanter Personalstamm unverzüglich sichtbar.
Zusätzlich wird der zu erwartende Auslastungsgrad der Mitarbeiter des Dienstleister berechnet. Hierdurch wird auch sichtbar, ob ein Dienstleister einen zu großen Personalstamm einplant. Auf diese Weise kann einer potenziellen Verschwendung durch nicht produktive Mitarbeiter vorgebeugt werden.
Um die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Arbeitsmengen und -qualitäten sowie der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen, setzen wir das FTE-Modell (Full-Time Equivalent: Vollzeitäquivalent bzw. Vollzeitkraft) ein. Mit diesem Modell kalkuliert der Dienstleister vor Leistungsbeginn die erforderlichen Arbeitskräfte und -mengen. Während der Leistungserbringungsphase werden die tatsächlichen Einsätze erfasst und von uns plausibilisiert. Mögliche Qualitätsschwankungen oder Unzufriedenheiten werden direkt ins Verhältnis zur geplanten und geleisteten Arbeitsmenge gesetzt. Dadurch werden Abweichungen jeder Art erkannt, was ein Gegensteuern ermöglicht und erleichtert. In Kombination mit den SLCs und dem 4-Quadranten-Modell steht damit ein professionelles Instrumentarium zur Steuerung bereit.
